El Comité de Logística, el Comité de Administración Comercial y el Grupo de Trabajo Cadena de Transporte, son los grupos de AECOC a los que afecta la operativa que genera albarán de entrega. De hecho, AECOC ya disponía de unas recomendaciones con los campos que debía contener un albarán. Dentro del Grupo de Cadena de Transporte surgió la necesidad de generar un albarán pueda cumplir a la vez con los requisitos que lo haga válidos como carta de porte y documento de control (cumpliendo con las exigencias de la orden FOM 2861/2012). De esta manera, se simplificaría el número de documentos en papel necesarios para hacer el transporte.
Con este punto de partida se inició una revisión del estado actual de la utilización del albarán en gran consumo. Derivado de este trabajo se evidenció que la diversidad de estructura de los albaranes que se utilizan en gran consumo conlleva perdida de eficiencia. No siempre se utilizan los mismos datos, ni la misma nomenclatura para los mismos conceptos y la disposición de los campos suele ser diferente. La falta de claridad provoca procesos administrativos más largos e induce errores.
Además, después de llevar a cabo un estudio sobre cómo se reflejan las incidencias en las entregas, quedó de manifiesto que hay deficiencias en cómo se indica el producto afectado en la incidencia, el número de unidades afectadas y el motivo de la incidencia en sí. De hecho, se constató que un 8,6% de las entregas tienen alguna incidencia, es un volumen muy elevado teniendo en cuenta la cantidad de albaranes generados diariamente. Un albarán claro y uniforme ha de ayudar al tratamiento de las incidencias. Es por todo ello, que se puso en marcha un grupo de trabajo para elaborar un albarán estándar que cumpla con la función de ser claro, adaptado a gran consumo y que cumpla requisitos legales de funcionar como carta de porte y documento de control.
Fruto del trabajo, se presenta el siguiente albarán estándar para gran consumo con idea de que la adopción de este modelo por la mayoría de intervinientes facilite la gestión de la entrega y recepción de mercancías y evite ineficiencias.
Una vez aprobado este albarán estándar, se pretende también estandarizar el documento de confirmación de recepción para aquellos receptores de mercancías que emiten un documento separado al albarán.
