La factura electrónica o e-factura es una alternativa legal respecto a la factura impresa. Su adopción, actualmente, ya es una norma global. De hecho, la obligatoriedad de la factura electrónica será una realidad a partir del año 2025.
Sin embargo, a pesar de que muchos autónomos y empresas ya la están utilizando, un error frecuente es pensar que cualquier factura generada y enviada online automáticamente se convierte en una factura electrónica, cuando no es así.
Para que la facturación electrónica tenga la misma validez legal que una factura en papel, debe cumplir una serie de requisitos:
- ● La factura digital debe tener un formato específico, que puede variar en complejidad, como EDIFACT o FACTURAE, entre otros.
- ● Consentimiento de ambas partes (emisor y receptor).
- ● Legibilidad de la factura facilitada por el programa informático que la crea o recibe.
- ● Es esencial que la factura generada se mantenga sin cambios para garantizar su integridad y autenticidad.
¿Para qué sirven y qué ventajas presentan?
La e-factura presenta importantes ventajas para los autónomos y empresas:
Optimización de los procesos administrativos
Mediante la factura electrónica, la emisión, envío, recepción y registro de las facturas se realiza de forma instantánea y automatizada, integrándose con los sistemas internos de las partes involucradas. Esta automatización reduce de manera significativa los errores asociados con la entrada manual de datos en las facturas.
Reducción de costes
Otro beneficio de implementar la e-factura, es que se reducen los gastos relacionados con la emisión, envío y recepción de facturas. Por ejemplo, ya no tendrás que volver a enviar una factura impresa en un sobre a domicilio del cliente. Hay estudios que señalan un ahorro del 90% en comparación con los costes asociados a las facturas en papel.
Respuesta rápida
Debido a que se recibe al momento y se reducen prácticamente los errores en su emisión, esto se traduce en una notable reducción de los tiempos de respuesta y de pago. Como resultado, el autónomo o la empresa cobra antes.
Integración completa
La emisión de las facturas electrónicas se puede automatizar utilizando datos de los sistemas internos de gestión de proveedores y clientes. No solo se puede automatizar el envío, sino también la recepción, de tal forma que nada más recibirla se registre en el sistema de gestión de cuentas a pagar, sin necesidad de intervención humana.
Envío seguro y confidencial
El poder realizar el envío de las facturas a través de redes privadas de valor añadido o a través de internet público, por ejemplo, con el protocolo AS2, garantiza un envío seguro, privado y confidencial. Esto puede ser de gran relevancia para muchos negocios.
Legislación sobre las facturas electrónicas
La ley señala que la factura electrónica B2B será obligatoria en España. Es un proyecto que está incluido dentro de la Ley Crea y Crece que se aprobó el pasado septiembre de 2022. En esta ley se recoge la obligatoriedad de la e-factura en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos en España.
¿Qué formatos deben tener?
La factura electrónica se debe transmitir en un mensaje informático estructurado y que siga una de las siguientes sintaxis:
- ● Mensaje EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735
- ● Mensaje XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria
- ● Mensajes UBL de factura y nota de crédito al como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015
- ● Mensaje Facturae, en la versión para facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento
El objetivo de la plataforma AECOC EDI es hacer posible el intercambio electrónico de documentos comerciales utilizando los Estándares EDI de GS1 entre los usuarios y sus clientes.
¿Cómo puedes generar facturas electrónicas en tu empresa?
Si eres autónomo o empresa y te afecta esta obligatoriedad de la factura electrónica, es importante que aprendas a generarlas correctamente. Así estarás preparado para su entrada oficial en 2025.
AECOC EDI es una solución que te permite generar las facturas electrónicas de forma rápida y sencilla. Esta herramienta cumple con los requisitos exigidos por lo que puedes usarla con tranquilidad y empezar a crear tus primeras facturas ahora.
No dudes en preguntarnos tus dudas.
