En España, la normativa sobre facturación electrónica será obligatoria y afectará a las empresas y autónomos de nuestro país. Por ello, muchos se preguntan por las diferencias entre la factura digital y la factura electrónica.
Aunque ambas se crean a través del ordenador, no son exactamente lo mismo. A simple vista pueden parecer similares, pero lo cierto es que la factura electrónica cumple con requisitos legales y técnicos establecidos por la AT. Es decir, un formato estructurado, una firma digital y el uso de software certificado.
La factura digital, como un archivo en PDF, carece de estas garantías y no cumple con las normativas establecidas. Por ello, a partir de La Ley Crea y Crece y Antifraude se establecen exigencias para garantizar autenticidad, integridad y trazabilidad en la facturación entre empresas.
¿Qué es una factura digital? ¿Y una electrónica?
Para entender bien la diferencia entre factura digital y electrónica, es importante pararnos a definir bien cada concepto.
¿Qué es una factura electrónica? La factura electrónica es un documento digital -al igual que la factura digital-, pero que cumple con los requisitos legales y técnicos establecidos por la normativa.
A diferencia de la factura digital, la electrónica sigue un formato estructurado y permite un fácil procesamiento y verificación. Para demostrar su total veracidad, debe incluir una firma digital.
Otra de las peculiaridades de este tipo de facturas, es que únicamente pueden generarse mediante un software certificado que registre y rastree todas las interacciones, asegurando trazabilidad y seguridad.
Por otro lado, tenemos la factura digital. Lo cierto es que se le llama así a cualquier factura creada y almacenada en formato electrónico, como un archivo PDF, Word o Excel. Aunque es generada mediante un software o programa informático, no cumple con los estándares legales ni técnicos de la factura electrónica.
Aunque sean creadas a través del ordenador, no tienen que ver con las facturas electrónicas. Solo se parecen a simple vista, pero no son lo mismo ni tienen la misma autenticidad o veracidad. Realmente, equivalen a las facturas en papel. Son lo mismo, pero manejadas de forma digital.
¿Cuáles son las diferencias entre la factura electrónica y la digital?
Existen importantes diferencias entre una factura electrónica y una digital. Principalmente, las siguientes:
- Formato: la factura electrónica utiliza un formato estructurado, que permite seguir el estado de la factura o añadir una firma digital. La digital suele crearse en PDF o Word, sin garantías de autenticidad.
- Firma digital: la electrónica requiere una firma digital para garantizar autenticidad e integridad. La digital no.
- Rastreo y cambios: la electrónica permite acceder a un registro detallado de los cambios. La digital carece de esta posibilidad.
- Cumplimiento: la factura electrónica permite el cumplimiento de la actual normativa. La digital no.
En la siguiente tabla te mostramos un resumen de las diferencias entre factura digital y electrónica:
| Factura electrónica | Factura digital | |
| Formato | Estructurado (XML, Facturae), permite rastrear cambios y añadir elementos interactivos. | No estructurado (PDF, Word), sin rastreo ni elementos adicionales. |
| Firma digital | Obligatoria, garantiza autenticidad e integridad. | No incluye firma digital, no asegura seguridad ni autenticidad. |
| Trazabilidad | Facilita el seguimiento y control, con registro de eventos y modificaciones. | No permite trazabilidad ni control por parte de las autoridades. |
| Cumplimiento legal | Cumple con normativas como Ley Crea y Crece y Ley Antifraude. | No cumple con los requisitos legales de las facturas electrónicas. |
| Automatización | Se integra con sistemas de gestión (ERP), facilita procesos administrativos. | No admite automatización. |
| Validez fiscal | Totalmente válida como documento oficial ante la AEAT. | No tiene validez fiscal como factura electrónica. |
Empieza a crear facturas electrónicas y cumple con la normativa
Ahora que conoces la diferencia entre factura electrónica y factura digital, si eres autónomo o pyme es importante que empieces a migrar a la facturación electrónica para cumplir con la normativa. Puedes empezar a utilizar nuestro servicio de AECOC desde la Plataforma EDI.
Si necesitas ayuda para crear tus primeras facturas electrónicas, pregúntanos para que podamos ayudarte.
